賃貸借契約を電子契約にするメリットは？オーナーが導入前に押さえるポイント

賃貸借契約の電子契約とは？オーナー向け基礎知識

賃貸借契約の電子契約とは、賃貸借契約書などの書面を紙ではなく電磁的記録として作成し、電子署名などを用いて当事者間で締結する仕組みです。
従来は紙の契約書を作成し、署名押印した原本を郵送や対面で受け渡す必要がありましたが、電子契約では画面上で内容を確認し、所定の手続により同意することで契約が成立します。
国土交通省は、不動産分野における書面の電子化と電子契約を含むデジタル化を進めており、賃貸借契約もその対象とされています。

紙の賃貸借契約では、契約書の作成・印刷、署名押印、郵送や対面での授受、保管用ファイルへの綴じ込みなど、物理的な作業が数多く発生します。
一方、電子契約では、契約書の作成から締結、保管までを電磁的記録で完結できるため、場所や時間の制約が小さくなります。
また、適切な電子署名が付された電磁的記録は、電子署名及び認証業務に関する法律により、真正に成立したものと推定される仕組みが整えられており、法的な有効性も確保されています。

賃貸借契約の電子化を後押しした大きな転機が、2022年の宅地建物取引業法関連の改正です。
この改正により、重要事項説明書や賃貸借契約書を電磁的方法で交付できるようになり、宅地建物取引士の押印も不要となったため、賃貸借契約の完全なオンライン化が可能になりました。
さらに、デジタル社会形成基本法の下で、行政や民間取引のデジタル化が国の方針として位置付けられ、不動産分野でも電子契約の活用を前提とした環境整備が進められています。

賃貸借契約を電子契約にすることで得られる主なメリット

賃貸借契約を電子契約に切り替えると、郵送の往復や来店日程の調整が大幅に減り、契約手続きが短期間で完了しやすくなります。
特に、契約書類のやり取りに要していた封入・押印・発送といった事務作業が削減されるため、管理業務全体の効率化につながります。
また、入居希望者が遠方に住んでいる場合でも、画面上で契約内容を確認し、電子署名で完結できるため、機会損失の抑制にも役立ちます。

電子契約を導入すると、印紙税法に基づき課税対象となる紙の契約書を作成しないため、原則として印紙税が不要になります。
例えば、従来は賃貸借契約書の契約金額に応じて数千円程度の収入印紙を貼付していたケースでも、電子契約ではその費用を削減できます。
さらに、契約書の印刷費や郵送費も抑えられるため、件数が多いオーナーほど、年間を通じて収益性の向上を実感しやすくなります。

情報管理の面でも、電子契約は紙の契約書より多くの利点があります。
契約書を電子データとして保存することで、書類の紛失や汚損のリスクが減り、必要なときにすぐ検索して取り出せるようになります。
また、契約更新の時期や解約日などの情報もあわせて電子的に管理しやすくなるため、長期的な賃貸経営の見通しを立てやすくなります。

賃貸オーナーが押さえるべき電子契約の注意点とリスク

賃貸借契約を電子契約に切り替える際には、オーナーと入居者のどちらも内容を正しく理解し、無理なく操作できることが重要です。
国土交通省は、書面の電子化やITを活用した重要事項説明を行う場合、入居者の環境や理解度を確認したうえで同意を得ることを求めています。
そのため、事前に利用する機器や操作手順を丁寧に説明し、紙での説明を希望する入居者には柔軟に対応する方針を決めておくことが大切です。
さらに、高齢者などIT機器の操作に不安がある入居者には、家族の同席や紙資料の併用など、負担を軽減する配慮も検討する必要があります。

電子契約では、電子署名と本人確認を適切に行うことで、契約書の改ざん防止と本人性の確保を図ります。
電子署名及び認証業務に関する法律では、本人だけが行うことができる方式による電子署名について、その電磁的記録が本人の意思で作成されたと推定する仕組みが定められています。
一方で、不動産取引は金額が大きく、なりすましや不正アクセスが発生した場合の影響も大きいため、強固な本人確認手続と、認定された認証局の証明書を利用するなどの対策が重要とされています。
オーナーとしては、誰がどの端末から署名したかを記録に残す機能や、契約後の改ざん検知機能があるかなど、採用する電子契約の仕組みの安全性を必ず確認する必要があります。

また、電子契約はシステムが前提となるため、障害や通信トラブルが発生した際の対応も事前に決めておくことが欠かせません。
国土交通省が公表する書面電子化やIT重説のマニュアルでは、電磁的方法を利用する場合、機器の不具合や通信障害が起きたときに備えた代替手段を確保しておくことが求められています。
具体的には、一時的に紙の契約書で対応する運用や、入居者から紙での契約を希望された場合に応じる体制を用意しておくと、トラブル時でも契約を円滑に進めやすくなります。
さらに、システム復旧までの連絡方法や手続の中断・再開方法をあらかじめ説明しておくことで、入居者の不安を和らげ、信頼関係の維持にもつながります。

賃貸オーナーが電子契約を導入するための実務ステップ

まず、賃貸借契約の電子化を進める前に、現在の契約手続きがどのような流れになっているかを整理することが大切です。
申込から契約締結、更新や解約までの書類のやり取りを一つずつ洗い出すことで、どこを電子化しやすいかが見えてきます。
国土交通省でも不動産分野のデジタル化を推進しており、重要事項説明書や契約書面の電子化を想定した運用が整備されています。
この方向性を踏まえて、自身の管理体制に無理のない範囲から電子契約を取り入れていくことが現実的です。

次に、電子契約を導入するにあたっては、契約書の書式や社内ルールを見直し、電磁的記録で保管することを前提に整える必要があります。
契約内容そのものは従来と同じでも、署名方法や同意取得の手順、保存期間などは電子データ向けの運用に合わせて明文化しておくと安心です。
また、電子帳簿保存制度との関係や、印紙税が紙の契約書に課税される税金であり、電磁的記録には課税されないという国税庁の整理も踏まえ、紙と電子を併用する部分を慎重に検討することが重要です。
こうした準備を行うことで、将来の税務調査やトラブル時にも説明しやすい体制が整います。

さらに、入居希望者や既存入居者への丁寧な説明も、電子契約を円滑に進めるうえで欠かせません。
電子契約の概要や手続きの流れ、利用する機器や通信環境、困ったときの問い合わせ先などを、事前案内や自社サイトの説明ページで分かりやすく示しておくと安心感につながります。
また、店舗や電話での問い合わせ窓口でも、紙での契約を希望する方への対応方針を含めて統一した説明ができるよう、社内で共有しておくことが大切です。
このように、入居者目線での案内体制を整えることで、電子契約への移行をスムーズに進めやすくなります。

まとめ

賃貸借契約の電子契約は、郵送や来店の手間を減らし、契約スピードと収益性を高められる有効な手段です。
書類紛失リスクの低減や保管効率化など、オーナーにとってメリットも多くあります。
一方で、入居者の理解やセキュリティ確保、万一のシステム障害への備えも欠かせません。
当社では、現在の契約フローの見直しから運用ルールづくり、入居者への案内方法まで丁寧にサポートします。
電子契約の導入を検討中のオーナー様は、まずはお気軽にお問い合わせください。